La gestion du temps

« Les bonnes choses demandent du temps !« , dit un proverbe allemand.

Mais dans notre vie quotidienne, courir après ce fichu temps est devenu normal, laissant souvent nous échapper les bonnes choses.

Où en êtes vous dans la gestion du temps ?

Avez-vous l’occasion de cuisiner des petits plats sains tous les jours ?

Prenez-vous soin de votre corps par un exercice physique régulier ?

Consacrez-vous suffisamment de temps aux êtres qui vous sont chers ?

Ou dites vous souvent…

Je n’ai pas le temps !

Ce genre de phrase revient régulièrement dans mes consultations et coachings.

A propos, avez-vous déjà compté combien de fois par jour vous utilisez des mots liés à la gestion du temps ?

« Je n’ai pas le temps »

« Quand j’aurai le temps »

« Il est l’heure ! « 

 » On est /va être en retard ! »

« Pas maintenant »

Mea culpa

Personnellement, quand j’y pense, la gestion du temps, c’est aussi MON gros soucis !

Je déteste arriver en retard quelque part et je peux me stresser comme une malade pour arriver à l’heure. Paradoxalement, une fois que je suis à destination, j’ai la vilaine habitude de toujours prendre plus de temps que prévu.

Mes consultations terminent donc régulièrement en retard…  (Chers patients, soyez-en avertis… Je suis pour la « SLOW diététique » 😉 )

D’ailleurs, mes enfants se moquent de moi quand je leur annonce l’heure à laquelle je rentre et ajoutent systématiquement au moins 30 minutes…

A la maison, je ne vaux hélas pas mieux.  Quand une activité me plait (comme le jardinage ou le rangement), je dirai facilement :  « Je vais juste faire ça ! « … Tu parles… Deux-trois mauvaises herbes à arracher se terminent automatiquement par la taille de mes haies… Et le rangement de l’abris…

Stop à l’auto-flagellation !

Alors, tout d’abord, j’ai compris une chose. Cela ne sert à rien de s’apitoyer. D’abord, parce que j’ai senti que cela énervait mon entourage. Ensuite, parce que s’apitoyer n’allait pas changer la situation.

D’ailleurs, n’est-ce pas communément admis qu’une personne qui manque de temps a du succès ?

De nos jours et dans nos sociétés,  le fait de courir dans tous les sens comme des malades est souvent perçu comme signe d’une vie professionnelle et sociale remplie. D’ailleurs, soyez tout à fait honnête, ne « blindez » vous pas également l’agenda de vos enfants ? Hé oui, la gestion du temps, ça commence tôt !

Petite introspection

Mais où file votre temps ? Essayez quelques instants d’appuyer un peu sur « pause » et de vous poser quelques petites questions.

Estimez-vous manquer de temps par lenteur à la tâche ?

Par excès de tâches ?

A cause des autres qui vous retardent ?

Dans tous les cas, la personne qui manque de temps se place en position de victime, consentante ou non, dans une société normative de « je dois » et « il faut« .

Un mot super à la mode pour le moment, c’est la bienveillance. Et si vous étiez bienveillant(e) envers vous-même, comme vous le seriez avec votre meilleur(e) ami(e)?

Cessez de vous culpabiliser parce que vous êtes »lent(e) » ou « perfectionniste ».

La lenteur, ça a du bon, vous savez. Ne constate-t-ton pas un retour progressif à la slow life ?

Et le perfectionnisme, c’est pas si mal non plus, hein ! Au moins, vous aimez les choses bien faites ! Maintenant, pour votre bien-être, ne pourriez-vous pas, comme le prône Flylady, dont je parle dans cet article de mon blog « Les Chroniques de la famille Maniaque », diminuer votre niveau d’exigence ? « GOOD ENOUGH » (assez bien) plutôt que « PERFECT »  vous fera gagner beaucoup de temps, mes chers amis !

Et puis, la procrastination, ça sonne pas top, mais ce n’est pas forcément mauvais. Cela cache autre chose, qu’il serait intéressant pour vous de creuser. Est-ce la peur de ce qui vous attend ? Est-ce le besoin de prendre du recul, du temps ?

Le truc pour évoluer, c’est de vous dire que vous allez apprendre par votre comportement. Avancer avec vos victoires et erreurs. Et surtout : organiser votre vie pour l’alléger ! 

Home manager

Question gestion du temps, s’il y a bien quelqu’un qui est concerné, c’est la personne qui gère la maison ! Sans vouloir plonger dans un cliché sexiste, c’est souvent maman, n’est ce pas…  Et avouez que c’est une véritable machine de guerre !

Regardez comment, telle une vraie manager, elle veille à l’ensemble des départements de  son entreprise : le catering, l’entretien, le nettoyage, la logistique, l’infirmerie, la formation, l’économat, le secrétariat…

D’ailleurs, j’adore ce petit film au coeur du sujet :

On s’y reconnait bien, non ?

Nous avons tellement de choses à gérer qu’il est clair qu’à un moment donné, cela ne soit plus tenable.

Résultat : des » départements » entiers sont délaissés, que ce soit le catering (plats préparés et fastfoods), le ménage (encombrement des maisons) ou le secrétariat (factures en retard…)…

Des études ont prouvé que le multitâche n’était pas efficace. Mais n’avons-nous pas voulu nous même créer cette situation ? Notre besoin de perfectionnisme n’est-il pas notre plus gros frein ?

Et si nous commencions par refixer nos objectifs ?

Fixer ses objectifs et priorités

En management, pour être efficace en gestion du temps, on nous apprend à construire des objectifs. Vous avez d’ailleurs certainement déjà entendu parler des 5 critères pour élaborer un objectif : l’objectif doit être « SMART » !

Pour fixer vos objectifs, passez en revue tous les aspects de votre vie de tous les jours : le ménage, les courses, le budget, les repas, les loisirs etc… et imaginez-vous une situation, un objectif qui vous conviendrait pour chacun d’eux.

Ces objectifs doivent être :

• Simples, spécifiques
• Mesurables, quantifiables, afin de savoir quand ils sont atteints
• Atteignables
• Réalistes
• Déterminés dans un laps de temps précis

Importance et capacité

Alors, même si c’est la démarche prônée par les pros de management, personnellement, je trouve ce langage très compliqué pour ma petite tête. Ainsi, pour fixer un objectif, je simplifie et regarde deux choses :

• Est-il important pour moi ?
• Ai-je les capacités de l’atteindre ?

Il est primordial que ces objectifs aient une importance suffisante à vos yeux. Cela ne doit donc pas être juste une image d’un magasine, une idée-reçue qui vous vient, par exemple, de votre éducation.

D’ailleurs, si vous n’y voyez pas d’intérêt personnel, de plaisir réel, comment voulez-vous maintenir votre degré de motivation ?

Analyser le terrain : Rassembler

Une fois vos objectifs définis, je vous propose une petite analyse de votre gestion du temps actuelle.  En effet, afin de déterminer le temps à consacrer à chaque tâche, il importe d’en connaître l’ampleur.

• Regroupez dans un même endroit TOUTES vos tâches et projets afin de bien visualiser l’ensemble.
• Notez TOUJOURS tout (idées, projets, …) dans des carnets spécifiques, ou des dossiers de votre ordinateur, par exemple. Cela réduit la charge mentale, et permet de prendre du recul par rapport à l’urgence ou l’importance de la tâche.
• Structurez toutes ces tâches par catégorie (travail, loisirs, ménage, enfants…) : bacs, carnets, fichiers, …
• Prenez une décision rapide pour chacune de ces tâches. La méthode du diagramme d’Heizenhower peut vous aider dans cette prise de décision :

Ainsi, dès qu’une tâche surgit posez vous ces deux questions : « Est-ce URGENT ? » et « Est-ce IMPORTANT ? ». Ensuite, vous décidez !

Eliminer

Une tâche non urgente et non importante à vos yeux mérite probablement d’être carrément oubliée…

Allégez donc votre agenda de toutes ces choses qui ne revêtent pas de réelle importance à vos yeux.

Pour commencer, traquez vite tous ces « bouffeurs de temps » : les mauvaises habitudes, les excès de détails, le temps de connexion…

Pour vous aider, vous pourriez, par exemple, noter un jour ou deux vos occupations. Vous seriez étonnés du temps perdu !

Déléguer

Lorsqu’une tâche est urgente, mais pas trop importante, pourquoi ne pas la déléguer ?

Laissez tomber un instant votre besoin de contrôle ou votre perfectionnisme, et faites confiance aux autres !

C’est difficile, je sais, mais cela peut vous aider grandement par la suite !

La délégation, cela implique différentes choses. Petit mode d’emploi :

• Sélectionnez la personne la plus pertinente : une tâche adaptée à l’âge de l’enfant, aux affinités de votre homme, une société de titres-services etc…
• Faites confiance !
• Explicitez le résultat attendu : le quoi et pas le comment. Assurez-vous que la personne a bien compris.
• Fixez une échéance atteignable.
• Laissez la personne autonome. Cela lui donnera confiance en elle.
• Mettez à disposition les ressources requises.
• Faites le point régulièrement.
• Restez en permanence à l’écoute.

Simplifier

Une tâche importante peut parfois sembler tellement énorme qu’insurmontable. Alors pourquoi ne pas la découper en petites sous-tâches ? Ces sous-tâches, appelées PPPA (plus petite prochaine action)  seront plus faciles à mettre sur votre planning.  De plus, vous voir progresser de PPPA en PPPA vous boostera certainement.

Des petites sous-tâches qui peuvent rentrer aisément dans votre routine quotidienne sont par exemple :

• Préparer les cartables la veille
• Dresser la table du petit déjeuner le soir
• Laver et préparer les légumes la veille

En gestion du temps, la simplification des tâches est quelque chose que vous pouvez faire à tout niveau ! Voici quelques exemples :

La gestion du temps en cuisine

Le batch-cooking, cette technique qui vise à préparer un maximum de (composants de) repas à l’avance permet de gagner du précieux temps en fin de journée, tout en veillant à la qualité nutritionnelles des mets. Mon amie Home Organiser, Judith Crillen (« maman s’organise« ) en parle dans cet article.

Il y a d’ailleurs quelques bouquins qui y sont consacrés. Une des mes patientes m’a conseillé celui-ci :

Faire un menu un minimum à l’avance permet de planifier les courses, mais évite aussi les choix alimentaires impulsifs de fin de journée.

Certains appareils peuvent également alléger considérablement le temps de préparation des aliments : abusez des cuissons au four, au Thermomix, Cookeo, cuiseur vapeur etc… qui nécessitent moins de manipulations et vous permettent de vaquer à d’autres occupations.

La gestion du temps de nettoyage

Le nettoyage est une corvée qui peut être considérablement allégée. Cela fait des années que j’y travaille, car soyons honnête, ce n’est pas ce que je préfère… Voici quelques points essentiels pour la gestion du temps de ménage :

• Diminuez votre niveau d’exigence est une première étape non négligeable. C’était la plus compliquée pour moi et ma famille…

• Désencombrez : virez un maximum de bibelots, décorations, petits meubles…
• Favorisez les rangements et accessoires suspendus, libérant ainsi le sol pour un nettoyage aisé
• Prévoyez dans toutes les pièces d’eau un petit panier avec un kit de nettoyage : pshit-pshit de vinaigre, microfibres, canard wc…. Raclez la douche et sèchez l’évier après chaque usage ! Gain de temps assuré par la suite !
• Réduisez le nombre de produits employés : cela fera moins à transporter lorsque vous nettoyez.
• Regroupez les tâches : enlever d’abord la poussière partout dans la maison, si vous aspirez, faites-le partout…

Les courses et la gestion du temps

Les courses sont souvent très chronophages. Avez-vous d’ailleurs déjà calculé le temps hebdomadaire passé à acheter de la nourriture ? Les magasins sont quasi toujours ouverts, l’offre est omniprésente.

Rares sont les personnes qui parviennent à se contenter d’une seule virée au magasin alimentaire par semaine ! Résultat : perte de temps, d’argent et gain de poids !

Faire des listes est une étape cruciale de la gestion des stocks alimentaires. Prévoyez un endroit où noter la liste des courses (papier, tableau, informatique…). Cette liste doit être accessible à tous les membres de la famille, qui devront y noter systématiquement les denrées venant à manquer.

Créer un stock alimentaire centralisé, clair, lisible par tous grâce à des étiquettes permet de rapidement voir ce qui manque afin de compléter cette liste. Personnellement, je fais comme dans les cuisines de collectivité : je retire tout des emballages ! Aucun carton dans ma réserve, mais que des boîtes transparentes où le contenu est directement visible. C’est propre, c’est visuel, c’est pratique.

Ensuite, pour faire les courses, pourquoi ne pas vous simplifier la vie par les commandes web à retirer ? Si cela ne vous emballe pas, pas de soucis. Choisissez par contre toujours les mêmes magasins, que vous connaissez bien, et suivez toujours le même parcours dans celui-ci.  Evitez les samedis, jours d’affluences et de démonstrations alimentaires…

Petite astuce : commencez par le rayon « fruits et légumes » : cela vous poussera à remplir le chariot de façon plus saine 😉

Envie d’en savoir plus ? Je parle davantage des courses alimentaires dans cet article…

La paperasse

Je ne connais pas grand monde qui adore la paperasse. Et pourtant, elle est omniprésente ! Matérielle ou immatérielle dans votre ordinateur, la paperasse vous envahit, vous stresse, vous prend du temps. Beaucoup de temps !

Ici, le mot « simplifier » prend tout son sens !

Evitez de garder tout papier inutile. Dites-vous que tout papier accumulé est une décision qui n’a pas été prise !

Une facture à payer ? Faites-le tout de suite. Jetez le papier ensuite ou classez-le si nécessaire.

Il existe des systèmes de rangements de papiers très pratiques, qui vous changeront la vie, une fois une nouvelle routine installée :

La lessive

Un autre « bouffeur de temps », c’est sans conteste la gestion du linge ! Le linge, c’est quelque chose de très personnel, qui nous a été transmis par nos mamans en général.

Voici quelques conseils :

• Limitez la quantité de vêtements par un tri régulier
• Instaurez des points de collecte des vêtements sales, avec un tri à la collecte. Hé oui, il faudra éduquer l’ensemble de la maison 😉
• Limitez la quantité de produits de lessive. En général, un seul produit devrait suffire.
• Séchage : abusez du séchage électrique, qui demande le moins de manipulation. Les vêtements qui ne vont pas au séchoir seront idéalement séchés sur cintre, afin d’éviter les plis.
• Repassage : ”Un bon pliage épargne des heures de repassage”. Plier immédiatement votre linge vous permet souvent de zapper la case repassage..
• Placer directement dans des paniers allant dans la bonne chambre : 1 par enfant, par ex.

Envie de voir tout cela en image ?

Planifier

Les tâches qui sont importantes mais non urgentes sont celles que vous pouvez planifier. Ce sont ces fameuses « todo lists« .

Certains outils sont indispensables pour vous alléger la charge mentale. Choisissez donc :

• Des listes de tâches informatisées
• Des plannings papiers, dont par exemple celui de « Mamansorganise ».
• Un bon calendrier familial (avec plusieurs colonnes selon le nombre de membres de la famille)
• Un agenda (papier ou électronique) : utilisez des codes couleurs pour différencier les membres de la famille et types de tâches
• Un planning ménager, comme discuté dans l’article suivant.

 

Conclusion

La course après le temps fait indéniablement partie de notre quotidien à tous. Pour parvenir à le maîtriser, à l’alléger, voici en résumé quelques mots clés pour une parfaite gestion du temps :

• Visualisez : quels sont vos objectifs ? Quel est votre niveau d’exigence ?
• Collectez en un seul endroit : tâches, projets, idées… Une nouvelle tâche arrive ? Notez-la pour ne pas l’oublier.
• Prioritisez rapidement pour chaque tâche grâce à deux questions : urgence et importance.
• Désencombrez : Votre intérieur et vos tâches.
• Automatisez : grâce à des routines.
• Planifiez : grâce à des agendas, des plannings
• Structurez : avec des To-do lists, listes de courses, de vacances…
• Simplifiez : En découpant les tâches en sous-tâches et par l’analyse de vos gestes inutiles.
• Déléguez : conjoint, enfants, sous-traitants seront ravis de participer à votre mini-entreprise…
• Refusez : apprenez à dire non, tout simplement.

Sur ce, je vous laisse à votre gestion du temps… A bientôt pour d’autres conseils…

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